こんにちは。ディレクターの山中です。

私は代々木オフィスで仕事をしていますが、昨年から、神山メンバー、タイのメンバーなど「離れた場所にいる人」と協力して案件を進めることが増えてきました。

特に、神山サテライトオフィスができてからは、その割合が多くなりましたが、最初はどうやっていけばいいのか、試行錯誤しながらどうにか進めている状況でした。ちょっとしたことが上手く伝わらなかったり、近くにいればすぐ口頭で伝えられることが伝えられない等、もどかしさを感じていたのも事実です。

そこで様々なツールを駆使した結果、「ハングアウト（※）を使用した毎日30分の打ち合わせ」が、色々な問題を解決してくれるという結論に行きつきました。
※＝Googleが提供するビデオ通話サービス

ハングアウトで毎日打ち合わせをすることで、どんなことが解決したのか、紹介したいと思います。
 

毎日30分ミーティングの効果

神山のメンバーと仕事を始めた当初は、「打合せは必要に応じて実施」というスタンスでした。そのやり方で大きなトラブルが起きたわけではありませんでしたが、予定どおりに進まなかったり、ちょっとした行き違いが起きたり、結果的に後から時間を取られることも増えてきました。
そこで、後から対応する時間を取られるくらいなら、事前にいろんなことを解決しておいた方が効率的だと思って始めたのが、毎日30分のミーティングです。

そこで感じている効果を4つのポイントにまとめてみます。
 

1. ささいな質問や確認ができる

これから画面越しに怒涛の確認ラッシュが始まります。

案件を進める際には、最初にしっかりとオリエンテーションをしますが、実際に制作に入ると「ちょっと気になること」というのがいろいろと出てきます。同じ空間にいれば、気軽に確認することもできますが、離れていると、わざわざ電話したりチャットワークするのもなぁ…と後回しにしてしまいがちです。（ディレクターも制作陣もお互いに）

小さなことでも、後の工程に大きな影響を及ぼすことがあります。毎日ミーティングすることで、何となく不安に思っていること、近くにいればすぐに聞くであろうこと、それらの「ちょっと気になること」を気がねなく聞くことが可能になります。
離れているからこそ、毎日30分でも時間を作ることで、そういった細かい確認事項をクリアにしてトラブルを未然に防ぐことができます。
 

2. 認識のズレを調整できる

「この部分のココをこうして欲しい。」
近くにいれば、指差しながら簡単に説明できることも、離れているとそうはいきません。そんな時に活躍するのが、ハングアウトの画面共有機能です。

スプレッドシートはリアルタイムで同期されるので、お互いの認識に間違いがないか、確認しながら進める事ができます。　

画面共有したドキュメントをPCのモニターに映しながら、手元のスマホで相手の表情を見て説明していきます。そうすることで、相手が理解しているかどうかも把握することができます。

（左）あまり理解できていない表情（右）スッキリ理解した表情

言葉だけではなく身振り手振りをつかって説明することで、お互いの認識にズレがないか、相手の表情を見ながら理解度をはかったり、お互いが納得感を得るまで話し合うことができます。
 

3. メンバーの調子がわかる

単に意思疎通をするだけなら電話やチャットワークでも可能ですが、やはり相手の顔を見ると、声や文章ではわからない情報を得ることができます。

例えばマスクをしていたり、疲れ切った表情をしていたり、逆に生き生きとして楽しそうだったり。その日の調子がわかることは意外と重要です。

表情ゆたかな佐藤君

案件の進行具合によっては、無理をしてでも作業を終えて欲しい時があります。そんな時、相手の表情を見て、今作業を詰め込んで大丈夫なのかどうか判断することができます。また、焦っている様子が見えた場合は、その場でフォローして解決するようにしています。
 

4．雑談ができる

余裕がある時は会話も弾みます。常に和やかに雰囲気で案件を進めたいものです。

案件がスムーズに進行していると、毎日のミーティングで確認することはどんんどん減っていくため、確認作業が10分程度で終わることもあります。

それなら10分で終わりにしてもいいのですが（忙しいときはそうします）、時には仕事だけでなくプライベートなことなど他愛もない雑談をすることで、相手をよりよく知る機会にもなります。一緒に仕事をする以上、お互い良い雰囲気で制作を進めていきたいもの。時には、くだらない会話を楽しむことで、互いへの思いやりも育まれていくとと思います。

昨今は便利なツールが増えて、離れている人と一緒に仕事をすることがそんなに難しくない時代になりました。しかし、face to face で打合せをすることで、目には見えない安心感が生まれますし、この安心感こそが制作物へも少なからず影響している気がします。

これからも、より良い打合せを模索しながら、離れているメンバーとよりスムーズに案件を進めていけるように工夫していきたいと思います。


おまけ：実際に神山に行ってみてわかったこと

神山サテライトの生活については様々な情報が入ってきますが、やはり百聞は一見にしかず。以前に約1週間、神山でサテライトワークをして実感したことがあります。

それは、「いろんな人が突然くる」ということ。

私がいた数日間にも、視察に来た大学生のオフィス見学、突然のTV取材、フードハブ・プロジェクトの試作パンのお裾分けなど、入れ替わり多くの人がやってきました。

（左）突然のTV取材、NHK WORLDで世界配信されました。インタビューにも慣れた様子で答えるリーダー栗原。（右）パン職人の方が、かまパンの試作品を持ってきてくれました。羨ましい限り…

神山には、代々木とは違った時間の流れ方があります。お世話になっている地域やご近所の方々との関わりも大事にしながら、スピーディに業務を進めていくという大変さもあります。話には聞いていたものの、実際体感してみると想像以上に大きな違いでした。案件を進める上で、その土地の文化やスタイル、時間の流れ方などを尊重して進めていくことも大切だなと感じました。

今回は、離れているメンバーとの制作の進め方について書きましたが、離れていなくても社内メンバーと案件を進める上での「1日1回ミーティング」は重要だと思っています。ディレクターとして、制作陣が迷いなく安心して自分の作業に集中できるような環境を、まずは「ミーティング」を通して作っていきたいと思います。