2017年09月

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月曜日の投稿

和田 亜也
投稿者:和田 亜也
(ディレクター)

2017年09月04日

モヤモヤを解消して、効率アップ。
自分の中のアウトプット方法

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和田 亜也
投稿者:和田 亜也(ディレクター)

クリエイティブ部の和田です。

私は今年からディレクションチームに入り、お客様とやりとりをしながら案件を進め、またその制作に関わる仕事を中心にやっています。最近、仕事でも私生活でもアウトプットすることが多くなりました。

その理由として、制作方法などがまったく異なる案件を複数抱えるようになり、1案件ごとに頭の中を整理する必要が出てきたこと。また、仕事以外にもいろいろな出来事があり、あれこれ考えることが増えたためです。

そこで、頭の中にある様々な思考を整理するために、私が行っているアウトプットの方法を紹介したいと思います。
 

3つのツールを使ってアウトプット

仕事やプライベートにおける諸々を整理するために、私は3つのツールを使いわけてアウトプットしています。

区分 ツール アウトプット内容
仕事 課題管理表 業務の課題、タスク
仕事・プライベート 手書きノート 頭の中のもやもや
プライベート アプリ(Day One 日々の日常生活の記録

それではそれぞれのツールについて、具体的にご紹介します。
 

・課題管理表


私の使っている課題管理表

まずはじめに、自分が担当している業務のタスクをアウトプットするのが「課題管理表」です。ディレクションチームで案件を複数抱えるようになって、頭の中だけでは追いきれなくなったときに、同じチームの中川からこのツールをもらいました。

それまでは、仕事で聞いたことや、やることなどはメモ帳に書いてたのですが、メモ帳だと書く場所がバラバラになりがちで、以前にメモしておいたことまで遡ったりする必要があり、情報が散在しやすく感じていました。その情報の散らばりを解決してくれたのがこの課題管理表でした。(詳しい使い方の記事はこちら

この課題管理表にアウトプットすることで、いつまでにどの案件をやる必要があるのかなど一目でわかるようになりました。
 

・手書きノート

次に、仕事・プライベートを問わず「自分の頭の中」の整理に使っているのが、この手書きノートです。業務のタスク整理をする課題管理表とは違って、このノートは自分の心や感情の整理をするために使っています。

書いている内容は、日々の出来事や、不安なこと、考えたこと、趣味の記録などいろいろです。毎日書いているわけではありませんが、考え事をするときや、不安な気持ちのときはその気持ちをノートに書き出すと、客観的に自分のことを見られるようになり、気持ちが落ち着きます。(この記事を組み立てる際も、一度このノートに書き出してから、大まかな流れを考えました。)
 

・アプリ(Day One)

最後は、iPhoneの「Day One」というアプリです。

これはシンプルに日記をつけることができるアプリです。他人とシェアするブログやSNSもいいですが、自分用に日記をつけることができるので、このツールを使っています。

私は主に、日々の生活をを写真と文で記録しています。写真を撮ってひと言そのときの出来事や思ったことを書いておくと、後から見たときに楽しいです。文だけでももちろん記録できますので、メモ代わりにつけることもあります。

特に、今ハマっている刺繍(ゲームのキャラを刺繍しています)などは、進み具合を写真にとっておけるので楽しいです。記事ごとにタグがつけられるので、「刺繍」「日記」「映画」などカテゴリ分けして整理しています。
 

アウトプットすることで感じた「2つの効果」

このように、課題管理表、手書きノート、アプリ…と様々なツールを活用してアウトプットすることで、実感している効果が2つあります。
 

1. やるべきことが明確になる

抱えているタスクをアウトプットすることで、やるべきことと優先順位を整理することができます。私は以前、中学校の教師として働いており、社会と国語の教科を受け持っていました。当時から異なる教科を同時に進めるという経験をしていたので、物事を同時に並行して進めること自体はできますが、実は大変苦手です。だから、どうすれば効率よく進められるかと考え、模索してきました。

当時、私が行っていたアウトプットは、受け持っているクラスごとに「次何をするか」ということについて記録(メモ)してから授業を終えることでした。こうすることで、「次何するんやっけ?」と考える時間がなくなり、スムーズに次の授業に入ることができました。

今の仕事でも、この「次にすること」は毎日書いています。課題管理表で、案件ごとのタスクは管理しつつ、日々の案件の進め方や時間の取り方は、週間スケジュールに書いています。


週間スケジュールで一覧することで、リソースの空き状況もひと目でわかります

案件ごとに色分けして、どの案件にどのくらいの時間を割いているのかが一目でわかるようになっています。一週間のうちで既に明らかになっている予定はこの週間スケジュールに埋めていき、空き時間がいつのどのくらいなのかがすぐわかるようにしています。

自分が物事をスムーズに進めていくためにどうすればやりやすいか、頭の中を整理しやすいかという方法を模索していった結果、この方法にたどり着きました。

複数の案件が同時並行していても、今自分がやるべきこと、次にやることを明確にすることで、迷う時間が減り、集中して取り組むことができるようになりました。
 

2. 思考がクリアになり、気持ちが落ち着く

自分の頭の中にあるものをすべて書き出すことで、自分が何を考えていたのかを明確にすることができます。考えていることを頭から取り出して、自分の外において見ることで、冷静に物事を判断できるようになりました。

また、心理面でも、自分の考えていることが明文化されたことで、自分がもやもやの原因はこれだという確認ができることが安心につながっています。

私生活の面でも、最近パートナーが病気のため入院することがありましたが、そのときの不安な気持ちや、考えたことなどをアウトプットしておくことで、気持ちを落ち着けることができました。この記録が、後から見返したときに何かの役に立つかもしれないと思うようになったことも、アウトプットの必要性を感じた瞬間でした。

仕事とプライベートで気持ちをきっぱりと分けることは難しいです。自分自身の頭がクリアであることは、仕事にもプライベートにも良い影響を及ぼします。アウトプットをすることで、頭の中がクリアになり、落ち着いて物事に向き合うことができ、少し冷静に状況を俯瞰できます。このように頭の中を整理することは、たくさんの案件を同時に並行するのに、非常に役立っています。
 

しんどいときこそ、アウトプットを

私の場合、業務内容は「課題管理表」と「週間スケジュール」に書き、感情面、情緒面については手書きノートに、また写真があるものにつていは、アプリに記録としてつけています。こう見ると仕事から日常生活に至るまで、たくさんの量を記録していますが、今に始まったことではなく、過去の経験や心配性な性格からもきていることに気づきました。

ディレクションの仕事をするときは、それぞれの案件に集中する必要があります。今何をして、誰に何をどう伝えるのか、考えながら手を動かさないといけない場面がたくさんあります。しかし、それは日常生活でも同じです。

考えることが多くなりすぎると、どう動いていいかわからなくなり、判断力も鈍ってしまいます。そのため、常に頭の中をクリアにして物事に取り組むことの必要性を感じますし、そうすることでうまく歯車が回り出すように思います。どういう方法でアウトプットしていくのがいいのか、今もまだ模索していますが、自分に合った方法で続けていきたいです。

みなさんも、頭の中がいっぱいでしんどいとき、やらなければならないタスクに追われているときに、このようなアウトプット方法を試してみてはいかがでしょうか。

この投稿を書いた人

和田 亜也

和田 亜也(わだ あや)ディレクター

京都生まれ滋賀育ち。流れに流れて滋賀から神山を経て東京へ。映画、ゲーム(特にレトロゲーム)、怪談、読書が好き。神山でスーツケース1つの荷物で生活したことからミニマルライフに目覚める。

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