2018年11月

5

月曜日の投稿

香川 祐太朗
投稿者:香川 祐太朗
(デザイナー)

2018年11月05日

代々木と神山の距離を縮める
Webマスターサポート部の全体会議

Webマスターがゆく

香川 祐太朗
投稿者:香川 祐太朗(デザイナー)

こんにちは。WS(Webマスターサポート)部の香川です。
WS部では月例MTGと称して、毎月1回、メンバー全員が集まる全体会議を行っています。

メンバー全員が集まるといっても、WS部は代々木と神山にわかれているので、物理的に集まることは難しい…そこで冒頭の写真のように少し変わった形の会議を始めることにしました。

今回の記事では、少々変わったWS部の全体会議についてご紹介したいと思います。

全体会議を開こうと思ったきっかけ

部長代理の栗原が過去の記事で何度か触れているので、ご存知の方も多くいらっしゃるかと思いますが、私たちWS部の拠点は代々木(5名)、神山(7名)の2つがあります。

しかし、同じ部署で仕事をしてるのに代々木、神山で会ったことのない人や、もしかしたら話したことすらない人もいる、という状況でした。入社して日の浅いメンバーからは、「代々木にいる◯◯さんって、どんな人なんですか?」「電話するの、緊張します」などの声を聞いたことも。

そこで、距離は離れていますが、同じ部署の仲間としての一体感を醸成することで、仕事上のコミュニケーションがスムーズになったり、活性化できれば良いなと思い、神山メンバー、代々木メンバーが全員集まる会議を月1回開催することにしました。

リアルとバーチャルが並行する、少し変わった会議体

会議といっても、今回はいわゆる業務会議ではなく、メンバー同士のコミュニケーション活性化が目的です。まずは代々木チームのリーダー松永と話し合いながら、会議の方向性を決めていきました。

重視した点は以下のとおり。

  • 全員が積極的に参加者になれること
  • 代々木メンバーと神山メンバーの交流の場になること
  • 準備が大変ではないこと


通常案件業務に追われ、何度も先延ばしにしつつも、松永と私であーでもない、こーでもないと捻り出した会議体がこちらです。

WS部全体会議の流れ
  1. 代々木・神山メンバーを混合した3チームに分けて、チーム毎に別々の部屋に集合する(代々木3部屋、神山3部屋、計6つの部屋に分かれます)
  2. 各部屋にPCを用意して、Googleハングアウトに6箇所からアクセスしてビデオ会議上で「全員集合」する
  3. 出題者から「今回のテーマ」と「考えて欲しいこと」を発表する(出題者は毎回1人を事前に指名、前もってテーマを考えておきます)
  4. 一旦、全員集合のハングアウトから退出して、チーム毎にハングアウトを繋ぐ。
  5. 出題者からのテーマに対して、チームごとに話し合って意見をまとめる
  6. チーム内で出た意見をチームの代表者が発表・全員で共有する
  7. 終了

 
 ※チームは毎回組み合わせを変える
 ※出題者は毎回交代制。
 ※出題するテーマは自由。仕事に関することでも、プライベートのことでもOK
 ※チーム内の話合いはその場で発表されるチームリーダーが取りまとめる

全体イメージを、図にするとこんな感じです。

        

1. 全員集合用のハングアウト

MTG冒頭のテーマ発表や、チーム代表者による、チームでまとめた意見発表のタイミングではこちらに切り替えます。

2. チーム別用のハングアウト

チームごとに話あう時はチーム内の話に集中できるように、こちらに切り替えます。
(チーム内のコミュニケーションを密にとるために、集合場所をバラバラにしました)

上記2つのハングアウトを切り替えながら会議は進行していきます。
「では、15分後に全体用のハングアウトで集合で〜」みたいな。
なかなか不思議な感じの会議体ができました。

実際にやってみて

正直、実際にやって見るまでどうなるかわからないな...という感じでした。

しかし、各チームのハングアウトの切り替えなどの不安要素も想定していたよりはスムーズに行えたし、各自が接続しているカメラとの距離が近くなるため、画面越しに見える一人一人の表情が良く見えるなど、想定外に良かったこともありました。
(通常の大人数での遠隔会議となると、一人一人の表情まではっきり捉えることができないので)

そして何より、皆が会議を楽しめていたことが一番良かったと思っています。

        
このように、メンバーの表情から感情がダイレクトに伝わってきます。

もちろん改善すべき点もあります。

テーマの内容は自由としているのですが(仕事のことでも、プライベートのことでもOK)、今までのテーマが「各個人が予算達成するには」「生産性を上げるには」などのなかなかヘビーなものが多く(笑)、その場で答えを出せず終わる…という結果が続きました。

あくまでもコミュニケーションに重きを置いている。とはいえ、各チームがスッキリと意見をまとめられ、皆で共有できるような話し合いにもしたいのが正直なところです。

なので、事前にテーマを考えてくれる提案者と私の間で、ある程度テーマの内容を吟味することにしています。事前にテーマを周知して各自考えをまとめておいてもらう、というのも手ですが、事前用意した意見より、その場で考えた方が面白い意見が出ると思うので。

全体会議なのに、同じ空間にいない。

代々木、神山と2拠点で働くWS部だから生まれたちょっと変わった会議ですが、この会議をはじめたことで、なんとなくですが、以前より代々木と神山の距離感が縮まったような気もしています。

いつまでこの会議体で続けるかはわからないですが、しばらくはこの会議を通じて毎月1回、WS部の一体感を高めていきたいと思います!

この投稿を書いた人

香川 祐太朗

香川 祐太朗(かがわ ゆうたろう)デザイナー

Webマスターサポート部の所属のデザイナーです。 お酒にのまれるのと、お酒にのまれる人が好きです。 お酒の力を借りて上司を呼び捨てにします。

香川 祐太朗が書いた他の記事を見る