2020年09月

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水曜日の投稿

杉江 夏季
投稿者:杉江 夏季
(ディレクター)

2020年09月09日

ミーティングと議事録と私

TOPICS

杉江 夏季
投稿者:杉江 夏季(ディレクター)


こんにちは。ディレクターの杉江です。ものさすサイトで記事を書くのは、1 年半ぶりです。

さてさて。某平成の名曲を彷彿させる今回のタイトル。先日ものさす社内で開催された、ナレッジ共有会の企画名でございます。

弊社もリモートワークに切り替えてかれこれ数ヶ月経ちます。
先日、ほかのチームの人たちと話す機会があったのですが、オンラインならではの業務コミュニケーションの取り方や打ち合わせの頻度など、まだまだ皆、それぞれに模索の日々であることを改めて感じました。

そんな中、コロナ前とほぼ変わりなく業務を遂行できているチームもいたりします。そう、先日のものさすサイトの記事でも紹介された、クライアント常駐型プロジェクトのチームです!

リモートワーク歴が長い3人に聞く「オンラインでプロジェクトを進めるコツ」とは?

(こちらの記事を読んでから、今回ご紹介する内容を読んでいただくと、なぜミーティング?議事録?の理解を深めていただけると思います。)

記事の中でY さんが言及している「ミーティング(MTG)を重ねることで、プロジェクトが前に進んでいく」という部分。ここをもう少し掘り深めて、ナレッジとして Tips を共有することで、ものさすメンバーのリモートワークが、よりスムーズに進むためのひとつのヒントになったらいいね!と話が進み、「ミーティングと議事録と私」開催と相成りました。

ちなみに私も、クライアント常駐型プロジェクトのメンバーです。記事に出ている「ミーティングマネージャー」という役割を直近 3 年、拝命しておりました。ミーティングマネージャーとは、ミーティングが円滑に進められるよう、参加者の確認から、会議室の調整、議事録準備などの担当をする人のことを指します。

主に携わっていたのは、参加者 50 名ほどにもなる大きな会議体だったので、三種の神器のひとつである「PJ mtg notes(議事録)」無くして務まりません!ミーティングマネージャーとして行っていたことの一部をここでご紹介したいと思います。

※ちなみに私たちは、Google Cloud の G Suite を使っており、G Suite の機能を活用してプロジェクトを推進しています。機能説明ページがあるものは、リンクも併せて反映しています。

一番大事なのは、事前準備

最初に結論を言います。ミーティング は事前準備がモノをいいます!
ミーティング における事前準備とは何か。アジェンダ(議題)を整えることです。そのために私は、以下のことを毎週欠かさずしておりました。

1. 予定のカレンダー登録
カレンダーに定例スケジュールとして、次の 3 つの時間を登録します。

  1. ミーティング枠(開催日、関係者全員に登録)
  2. アジェンダ記入のリマインダー枠(開催前日、自分のみ登録)
  3. アジェンダの整理枠(ミーティング 開始 30 分前、自分のみ登録)

 

2. アジェンダ記入のリマインド
開催前日には、明日ミーティングがあることのリマインドを行います。リマインドの際、次のポイントを忘れず記載しておくことで、次のアジェンダ整理の作業がスムーズにできるようになります。

  1. ミーティング の 1時間前までにアジェンダを記入して欲しいこと

  2. 記入したアジェンダの所要時間を明記して欲しいこと

  3. 共有資料がある場合、アクセス権を参加者全員に付与して欲しいこと

  4. 参加可否をカレンダーの「はい」「いいえ」で知らせて欲しいこと


アジェンダ記入リマインダーの説明欄に、上記内容を網羅したメールテンプレを入れてました

また、アジェンダがあるのに記入がギリギリになる人がいる場合、その人用のアジェンダ枠を議事録に予め書くようにしておき、コメント&チャットを送って、その枠に書いてもらうようにしていました。

3. アジェンダの整理
事前記入してもらったままでは、内容の重複があったり、話す順番が何も考慮されていないため、以下のポイントを踏まえて、アジェンダを整理していきます。
ミーティング 開始 1 時間 〜 30 分前ぐらいから開始すると、ミーティング参加表明やアジェンダの入力がほぼ済んでいる状態なので、二度手間にならず、一気に作業を進めることができます。

確認事項 アクション
1. 出席者の確認 欠席者や参加時間が限られる人を把握することで、アジェンダの順番や場合によっては翌週に持ち越すべきか、を判断
参加表明がなされていないが、その人に関連度の高いアジェンダがある場合、参加可否をチャットで確認
2. 記載漏れがないか 記載していない担当者がいたら、チャットなどで記入要否の確認
3. ディスカッションの必要なものがあるか 所要時間が長めに記載されたアジェンダは冒頭に持ってきて、この場だからこそ話せる内容の優先度をあげる
4. 内容の似ているものがないか あれば前後に並び替えて、ひとまとめに話せる&確認できる状態にしておく
5. 参照リンクにアクセスできるか 無ければ、事前にアクセス権を申請しておく
6. アジェンダの時間の計算 会議の予定時間をオーバーする場合、その旨を会議開始時に伝え、翌週に持ち越していいアジェンダの確認&調整を行う

4. ミーティングのタイトルを見出しにする
議論が毎週重なっていっても、これをすることで「ドキュメントの概要」列にも出てくるようになるため、遡って確認がしやすくなります。

5. ノートテイカー(議事録をとる人)とプレゼンター(議事録の画面共有者)への連絡


  1. この 2 つの役割は、キックオフ の時に予め決めておくとスムーズ

  2. 担当者が休みなどで、自分以外の人に上記の役割をお願いする場合は、ミーティング開始前に相談・依頼しておくようにする

ちなみに「毎週欠かさず」と書きましたが、私も人間なので、打ち合わせが立て込んだり、作業に集中していると、リマインドメールを送るのを忘れてしまうこともありました。。。

そんなとき印象的だったのが、忘れた時に限って、別の方が「明日、ミーティング ありますよね?」と確認してくれるのです。チャットをくれる方曰く、『いつもお昼過ぎにアジェンダ記入の連絡がくるから、連絡来ないと明日の ミーティング 開催されない?って不安になる』とのこと。

アジェンダ記入に意識がいきすぎて、開催告知も兼ねているとは考えてもいなかったですが、その時に「関係者を巻き込んだ習慣になってるんだなぁ」と、ほっこりしたのを覚えています。

私も元々担当されていた方から手取り足取りで教わったわけではなく、色んな ミーティング に参加した時にいいなと思ったやり方を見様見真似で取り入れてきて、今回ご紹介したやり方に落ち着いています。そのため、順序立てて文字にしたのは、実は初めてだったりします。

最近、別のチームの方から「ミーティングマネジメントのやり方を教えて欲しい」と言われたこともあり、この記事をファーストステップマニュアルとしてお渡ししようと考えています。

ナレッジ共有会の様子、チラッとお伝えします

ちなみに、共有会でのアジェンダはこちら。

前述の、事前準備のことについては、2 のところでお伝えした内容の抜粋になります。
そのあと、私たちのやり方を見て議事録のとり方が変わったという人の紹介をしたり。実際に議事録をとる様子を、お見せしたり。Q&A では「こういうときはどうやって進めているの?」という相談や質問で盛り上がり、最終的に終了予定時間をオーバーしてしまうほどでした!

参加者からいただいた感想の一部をご紹介します。

"デモンストレーションのミーティングの進行がサックサクで聞いていてすごく気持ちよかったです!感動しました。ただ、いつもの進め方で同じ議題についてミーティングしたら30分はかかってしまうかも。。と思ったので、今日共有していただいた内容は積極的に取り入れていきたいです。とくに事前の準備!先に内容と工数を把握しておくのは、やはり何事においても大事だなと感じました。"

"ちょっと遅れたけど見てよかった!3人が見せてくれたデモ会議に感動しました。たった10分間でここまでできちゃうんだ!速さは真似できないけど、G Suiteはもっと使いこなさないと勿体ないなと思いました。次もまた参加したいと思います。"

ちなみに<3. 導入事例>では、営業の原澤さんが最近刷新したという議事録の使い方を紹介しました。刷新のきっかけが私だったということを知り、非常にびっくりしたと同時に、実はちょっとうるっとしたのは、ここだけの話です。

というのも、私の担当業務はいわゆる縁の下の力持ち的なことが大半を占めるので、誰かに影響を与えられるなんてことは、想像もしていませんでした。この日を境に、目の前の業務だけじゃなくて、いろんなチームとコラボレーションして
仕事したいなというモチベーションが上がったことは言うまでもありません。原澤さん、ありがとうございました!

おわりに

冒頭にもお伝えしましたが、改めて。ミーティング は事前準備がモノをいいます!

今回ご紹介した 1 〜 5 をしておくことで、私は当日慌てることなく会議に臨めていたので、議事録の作り方や、そもそも会議の進め方に頭を悩ませていた方は、ぜひ参考にして頂けましたら幸いです。

日々の業務の中で「ミーティングがあれば議事録を取る」というのが呼吸をするに等しい感覚でやっていることなので、今回こうやって文字に起こして可視化してみたり、実践している様子を見てもらったりするのは、すごく新鮮かつ貴重な機会でした。
同時に、積み重ねているものを、より精度を上げたり付加価値をつけて、さらなる自分の強み(武器?)にしていけたらと思います。

この投稿を書いた人

杉江 夏季

杉江 夏季(すぎえ なつき)ディレクター

よく道を訊ねられます。もちもちしてるもの×粒あんの組合せを愛して止みません。デジタルマーケティング関連の会社を経て、ものさすにジョインしました。ディレクターですが、あだ名は「P」です。

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